VRIJWILLIGERSPROTOCOL
Wat fijn dat je je wilt inzetten als vrijwilliger! Om de inzet (voor) van beide kanten goed te laten verlopen (zodat jullie er wat moois van kunnen maken), volgen hierna richtlijnen die we je vragen door te lezen. Voor de consequenties van dit protocol, zie het einde van dit document.
Dit protocol geldt als aanvulling van het vrijwilligerscontract, dat met iedere vrijwilliger die zich op en voor de Manege inzet, wordt afgesloten.
VRIJWILLIGER WORDEN
Iedereen is bij ons welkom, ervaring met paarden/ dieren is niet noodzakelijk, er is genoeg te doen op de Manege!
Na aanmelding bij de manege als kandidaat-vrijwilliger gaan we altijd even een gesprek aan om te inventariseren waar de interesse ligt, welke taken het best bij je passen, welke ervaring je hebt en op welke dagen/ momenten je zou kunnen helpen.
Alles rondom de vrijwilligers op de manege wordt geregeld door de bedrijfsleider, zij is ook eerste aanspreekpunt voor alle (zaken rondom) de vrijwilligers. Onze leden zijn kinderen in de leeftijd van 6-16 jaar en daarom kan, na aanmelding, door ons om een Verklaring Omtrent Gedrag gevraagd worden.
VRIJWILLIGER ZIJN
Van onze vrijwilligers verwachten we dat ze zich actief, minimaal eenmaal per 3 weken, enkele uren op vrijwillige basis taken (of “diensten”) uitvoeren.
Onze vrijwilligers zijn indirect ook het visitekaartje voor de Manege. Dit betekent dat je je te allen tijde dient te houden aan de geldende (veiligheids) regels en dat het kan voorkomen dat bezoekers van de Manege vragen aan je stellen. Daarom is het van groot belang dat onze vrijwilligers op de hoogte zijn van de algemene informatie en regels op de Manege (deze informatie wordt bij het contract verstrekt) zodat eenvoudige vragen van bezoekers juist beantwoord kunnen worden.
Verwijs bij twijfel of meer specifieke vragen over de paarden, de lessen of procedures op de Manege altijd door naar de bedrijfsleider of de (hoofd) instructeurs.
TAKEN VAN ONZE VRIJWILLIGERS
Op basis van beschikbaarheid kunnen vrijwilligers op de Manege worden ingezet voor de volgende taken:
Mest ruimen (rijbaan en paddock);
Voeren van de paarden;
Klein (groen) onderhoud (vegen, gras maaien etc);
Meelopen in de (beginners) lessen;
(Kantine) schoonmaakwerkzaamheden;
Assistentie bij activiteiten op de manege.
We proberen altijd zoveel mogelijk rekening te houden tijdens detoebedeling van taken met de kennis, ervaring en voorkeuren van onze vrijwilligers, zodat het voor iedereen leuk en interessant blijft!
De taken kunnen per dienst verschillen, de bedrijfsleider is degene die beslist welke taken, door wie en op welke dag, worden uitgevoerd (tenzij anders is overeengekomen in het vrijwilligerscontract). Hiervoor wordt eenmaal per kwartaal een rooster opgesteld dat aan alle vrijwilligers wordt verstrekt.
COMMUNICATIE
Het eerste aanspreekpunt voor alle vrijwilligers is de bedrijfsleider. Bij diens afwezigheid geldt dat de (hoofd) instructeurs of stalmedewerker het aanspreekpunt is.
De vrijwilligers, de bedrijfsleider en het bestuur staan met elkaar in contact via WhatsApp. In deze app kunnen meldingen worden gedaan met betrekking tot werkzaamheden, diensten en aandachtspunten. De app is in de basis niet bedoeld voor het versturen van berichten die niet met de taken en/ of diensten van de vrijwilligers te maken hebben.
Aanwijzingen/ instructies van de bedrijfsleider of het bestuur (schriftelijk of mondeling) dienen altijd te worden nageleefd.
Na beëindiging/ opzegging van het vrijwilligerscontract is toegang tot de WhatsApp groep niet meer mogelijk.
MELDINGSPLICHT
Elke vrijwilliger is verplicht aan de bedrijfsleider of de (hoofd) instructeurs onregelmatigheden, die zich tijdens het vrijwilligerswerk voordoen, te melden. Mocht de onregelmatigheid betrekking hebben op de bedrijfsleider of de (hoofd) instructeurs dan kan direct contact opgenomen worden met het bestuur van de Manege.
PRIVACY
We ontkomen er niet aan – ook bij ons is privacy een nog heter hangijzer sinds 25 mei 2018 de AVG is ingegaan. De dieren op de manege zijn niet zo moeilijk en daarvan mogen naar hartenlust foto’s gemaakt worden en gepost op online (social) media.
Echter, om de privacy van onze medewerkers, instructeurs, leden en/ of overige bezoekers te waarborgen mogen foto’s waarop zij herkenbaar in beeld zijn, NIET online gepubliceerd worden, ook niet na mondelinge toestemming.
Ten overvloede vermelden we er nog bij dat uitingen (zowel online als offline) die op enige wijze de Manege, haar dieren, medewerkers, instructeurs, leden en/ of bezoekers materiële of immateriële schade kunnen berokkenen, niet worden getolereerd.
WAARDE VAN DIT PROTOCOL
Dit protocol wordt verstrekt bij het aangaan van een vrijwilligerscontract. Heb je bij ons een vrijwilligerscontract, dan word je geacht je aan dit protocol te conformeren. Lukt dat helaas niet, dan zal de bedrijfsleider of de commissie vrijwilligers je daarop aanspreken om samen tot een oplossing te komen. En kom je er samen niet uit, neem dan contact op met het bestuur van de Manege.